De impact van een nieuwe digitale dienstverlening bij het archief
Per 1 april wordt de hard groeiende online dienstverlening van de Archiefbank van Het Utrechts Archief uitgebreid met de service scanning on demand. Want wie via internet zoekt naar informatie over het verleden wil immers niet alleen de beschrijvingen vinden, maar soms ook de bronnen zelf. Een belangrijke ontwikkeling waar het archief zich bewust van is, en daarom streeft naar een meer vraaggerichte digitale dienstverlening op maat. In de Archiefbank vindt de bezoeker alle online en nadere toegangen op de in totaal 20 km archief die Het Utrechts Archief beheert. Met de service scanning on demand kan iedere bezoeker van de Archiefbank een verzoek indienen om archiefstukken waarvan nog geen scans beschikbaar zijn te laten digitaliseren. Tegelijk met de lancering van deze nieuwe functie komt een archief van grote internationale betekenis online beschikbaar: alle images van het complete archief van de Duitse ex-keizer Wilhelm II.
Met de mogelijkheid om de dienstverlening zo in te richten dat op grote schaal kan worden gescand op verzoek, volgt Het Utrechts Archief als eerste in Nederland het voorbeeld van het Stadsarchief Amsterdam. In het verleden werden alleen beschrijvingen van archiefstukken online beschikbaar gesteld, in de toekomst treft de online bezoeker hier ook de scans van aan. Sinds de start van de Archiefbank in het voorjaar van 2010 zijn al meer dan 1,4 miljoen scans gepubliceerd. Een aantal dat de komende jaren gestaag zal groeien. Daarmee vervult de Archiefbank een spilfunctie in de digitale studiezaal, die door steeds meer mensen wordt bezocht: het afgelopen jaar waren dat er 1,5 miljoen. Geleidelijk zullen de meest geraadpleegde stukken zo het eerst digitaal beschikbaar komen. De verzoeken die in de toekomst binnenkomen via scanning on demand zijn binnen twee weken raadpleegbaar en te downloaden. Hiervoor betaalt de bezoeker een vergoeding van € 0,25 (bij grotere afname) tot € 1,50 per image. Het verzoek zelf is gratis; de gebruiker betaalt alleen voor het inzien en downloaden per image. Op de studiezaal is de inzage gratis.
Naast een meter scanning on demand per week investeert Het Utrechts Archief ook in het scannen van belangrijke series uit archieven. Het gaat hierbij om 500.000 images per jaar. De Archiefbank trapt op 1 april af met de toevoeging van de images van een archief van grote internationale betekenis: het complete archief van de Duitse ex-keizer Wilhelm II (175.000 images). Alle stukken uit de tijd waarin hij in Nederland verbleef zijn vanaf dan online raadpleegbaar. Van zijn periode in huis Amerongen (1918 – 1920) tot en met zijn verblijf in huis Doorn (1920 – 1941). Ook wordt er hard gewerkt aan het volledig doorzoekbaar maken en digitaliseren van de bouwdossiers en bouwtekeningen. Tussen nu en 2012 worden alle bouwtekeningen van de gemeente Utrecht uit de periode tot 1986 in De Archiefbank opgenomen. Momenteel is hiervan al een groot deel in de Archiefbank beschikbaar (35.000 images). Daarnaast brengt Archief elke maand één archiefstuk gratis onder de aandacht in de rubriek Stuk van de maand. Alle scans van het betreffende inventarisnummer zijn dan de gehele maand gratis toegankelijk.
De introductie van de on demand-functionaliteit markeert een nieuwe stap in de digitale dienstverlening van Het Utrechts Archief, maar betekent tegelijkertijd de afronding van een lang traject van voorbereiding. Een Archiefbank bleek namelijk meer dan alleen een (web)applicatie. Het opzetten hiervan had invloed op alle processen binnen de archiefdienst, zowel inhoudelijk als praktisch, van techniek (hardware en software) tot website, en van acquisitie tot dienstverlening. Om dit alles in goede banen te leiden is er twee jaar geleden een breed samengestelde projectgroep gevormd. Tevens werd er een medewerker digitalisering aangesteld (en opgeleid) en werd samenwerking gezocht met diverse externe partijen (leveranciers, webbouwer, scanbedrijven).
In de twee daarop volgende jaren is veel nieuwe kennis opgedaan op diverse terreinen zoals de wijze van digitaliseren, de keuze van geschikte bestandsformaten, kwaliteitscontroles, duurzame opslag, logistieke processen, maar ook over auteursrecht en het inrichten van een online ‘winkel’. Ook werd ervaring opgedaan met het aanspreken van de digitale bezoeker, onder meer via social media zoals Twitter.
De Archiefbank stelt de digitale bezoeker geheel centraal en zal in de eerste plaats dan ook gevuld worden met zijn keuze. Anders dan in de traditionele dienstverlening is het niet langer de beherende instelling die aangeeft wat er wel of niet wordt gedigitaliseerd, maar worden de wensen van de bezoeker als uitgangspunt genomen. Daarmee is Het Utrechts Archief natuurlijk niet de enige. De formule is in Nederland ontwikkeld door het Stadsarchief Amsterdam en bleek daar na de introductie al direct een groot succes. En inmiddels werken ook andere grote archiefdiensten aan de bouw van een Archiefbank.
De Utrechtse Archiefbank is ontwikkeld in samenwerking met DE REE Archiefsystemen. Zij hebben hun software pakket MAIS-Flexis zo aangepast dat dit systeem geschikt is voor het geautomatiseerd koppelen en publiceren van grote hoeveelheden images. Daarnaast hebben zij ook een volledig nieuwe on demand module ontwikkeld. Een mooi resultaat van deze samenwerking is dat er het product MAIS-Flexis nu zodanig is uitgebreid dat ook de andere gebruikers van dit pakket – en dat betreft het merendeel van de archiefdiensten in Nederland – hiervan gebruik kunnen maken. Daar zal vooral de digitale bezoeker de vruchten van gaan plukken, zowel via www.archieven.nl (de gezamenlijke website van alle MAIS-Flexis klanten) als op de website van de afzonderlijke diensten.
Op de vraag hoe Het Utrechts Archief terugkijkt op het ontwikkelproces van hun Archiefbank, gaven zij aan op een groot aantal vragen te zijn gestuit, van praktisch tot inhoudelijk. Een aantal voorbeelden:
- Ga je het klein- of grootschalig aanpakken? Ga je alleen afzonderlijke scanverzoeken behandelen of kies je voor een vaste portie per week? Het Utrechts Archief heeft voor dat laatste gekozen. Dat betekent dat er 50 weken per jaar een zending van 1 meter de deur uit gaat en er dus elke week rond de 2000 scans binnenkomen.
Daar moet je dus de middelen voor hebben. Er moest bijvoorbeeld een medewerker digitalisering (plus vervanger) worden aangesteld. Er moesten uren vrij komen om elke week die meter stukken uit de depots te halen. - Ga je intern scannen of laat je het extern doen? Het Utrechts Archief heeft gekozen voor extern, en dat betekende goede afspraken maken en procedures opstellen met het scanbedrijf, variërend van afspraken over naamgeving tot afspraken over het bestandsformaten. Maar het uitbesteden aan een externe partij vergt ook extra controles, zowel op de scans als ook op de stukken.
En dan krijg je dus elke week al die bestanden binnen. Waar en vooral ook hoe sla je die (duurzaam) op? Het Utrechts Archief geeft gekozen voor interne opslag, maar je kunt images ook hosten bij een externe partij. Die interne voorziening had overigens meer voeten in de aarde dan wij in eerste instantie hadden voorzien. Je hebt niet alleen veel schijfruimte nodig om al die terra bites aan images op te slaan, maar vooral ook snelle verbindingen om die images snel te kunnen raadplegen. - Daarbij stelden we ons de vraag: Laat je bezoekers betalen voor het inzien en downloaden en hoe gaat dat dan? Het Utrechts Archief ziet het leveren van scans als het aanbieden van digitale kopieën. (In de studiezalen is inzage gratis.) En als je kiest voor een betaalformule, wat voor prijzen hanteer je? Het Utrechts Archief heeft in navolging van Amsterdam gekozen voor betaling in credits (tikken/ tegoed), uitgaande van het principe dat hoe meer je koopt, hoe goedkoper het wordt. Daarbij geldt overigens dat alle inkomsten die via de Archiefbank worden gegenereerd volledig ten goede komen aan het digitaliseren van nieuw materiaal ten behoeve van de Archiefbank.
Het invoeren van betaalde dienstverlening gaat natuurlijk niet zonder slag of stoot. Bezoekers moeten er volgens het Utrechts Archief aan wennen dat materiaal digitaal raadpleegbaar is en dat daarvoor betaald moet worden. - Een volgende vraag was of er ook scanning on demand zou worden aangeboden. En zo ja, hoe communiceer je dan met de bezoeker? Het proces is nu zo ingericht dat er bij elke stap in het proces automatische mailtjes verstuurd (kunnen) worden.
Maar ook: welke categorieën komen wel en niet voor scanning on demand in aanmerking? Hoe ga je om met auteursrecht? En met de Wet Bescherming Persoonsgegevens? En met perkamenten charters met of zonder zegels? Allemaal keuzes die weer van invloed zijn op de inrichting van je beheerapplicatie en je website.
Het Utrechts Archief ziet hun Archiefbank als project als een succes. Zij zien zichzelf klaar voor de digitale dienstverlening. Of ook alle (digitale) bezoekers dit vinden, zal de praktijk nu moeten uitwijzen.