Netwerken of samenwerken?

‘Over de behoefte aan samenwerken en kennisdeling in de erfgoedsector’

Door: Sylvana Bol

Afgelopen maanden heb ik onderzoek gedaan naar de mogelijke waarde van netwerkbijeenkomsten bij het digitaal toegankelijk maken van erfgoedinformatie voor publiek. Ik heb mij hierbij gericht op de mogelijkheden die netwerkbijeenkomsten kunnen bieden op het gebied van samenwerken en kennisdeling binnen de erfgoedsector. In dit onderzoek kijk ik tevens naar de rol van de netwerkbijeenkomst binnen dit proces.
Onderstaande is de samenvatting van mijn scriptie ter afsluiting van de Bachelor Cultureel Erfgoed en heeft betrekking op erfgoedinstellingen die kampen met problemen bij het digitaal toegankelijk maken van erfgoedinformatie en hierbij op zoek zijn naar vormen van samenwerking en kennisdeling.

De volledige scriptie is  hier te downloaden of te lezen onderaan dit bericht. 

Het toegankelijk maken van erfgoedinformatie is de afgelopen decennia aan verandering onderhevig geweest. Diverse instellingen spanden zich in om erfgoedcollecties voor publiek digitaal te ontsluiten en audiovisueel materiaal online beschikbaar te maken. Ondanks dit gegeven wordt het proces dat aan het digitaal toegankelijk maken van erfgoedinformatie vooraf gaat, niet door elke erfgoedinstelling even nauwkeurig uitgevoerd. Het gevolg hiervan is dat wetenschappers en andere gebruikers bronnen niet kunnen vinden of doorzoeken, waaruit valt af te leiden dat het digitaliseringsproces in de erfgoedsector nog niet op orde is.

De erfgoedsector staat voor de uitdaging om nieuwe methodes te vinden om een financieel draagvlak voor kunst en cultuur te realiseren en gemeenschappelijke vormen van standaardisering te ontwikkelen. Om dit te kunnen bewerkstelligen, dienen er nieuwe verbindingen worden aangegaan met andere sectoren, doelgroepen en gemeenschappen. Daarnaast dient het ondernemerschap in de sector te worden vergroot.
Het aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden en het verbreden van de blik naar buiten gebeurt niet vanzelf. Vernieuwing gaat samen met onderzoeken, bestuderen en bezinnen. De erfgoedsector heeft behoefte aan standaardisering op het gebied van het digitaal toegankelijk maken van erfgoedinformatie. Door op dezelfde manier als collega-instellingen en verwante erfgoedorganisaties content digitaal te ontsluiten, kan een gemeenschappelijk doel worden gerealiseerd, namelijk het digitaal beschikbaar maken van erfgoedcontent voor publiek.

Doordat er in de erfgoedsector een toenemende vraag naar digitale erfgoedinformatie is ontstaan en op welke manier deze het beste voor publiek toegankelijk kan worden gemaakt, richten steeds meer organisaties zich op samenwerkingsverbanden met andere erfgoedinstellingen. Deze samenwerkingsverbanden zijn veelal het resultaat van een opkomend fenomeen binnen de sector, namelijk ‘netwerkbijeenkomsten’. Op deze bijeenkomsten komen erfgoedprofessionals bijeen om met elkaar van gedachten te wisselen over onder andere aan welke (digitale) erfgoedinformatie in de sector momenteel behoefte is en op welke manier men hier een bijdrage aan kan leveren. Erfgoedorganisaties zoeken contact met andere erfgoedinstellingen, netwerkbijeenkomsten en conferenties met als doel informatie vergaren over gemeenschappelijke knelpunten waarmee diverse erfgoedinstellingen te maken hebben. De knelpunten hebben betrekking op het digitaliseren van erfgoedinformatie, en de vraag op welke manier dit helder en efficiënt kan worden uitgevoerd. Om hier een antwoord op te krijgen, bezoekt men netwerkbijeenkomsten, waar men met professionals uit de sector bespreekt op welke manier men hier binnen de eigen organisatie mee omgaat en geeft men elkaar tips om problemen op te lossen of te voorkomen.

Gedreven vanuit individuele en organisatorische belangen gaan veel instellingen een samenwerkingsverband met een collega-instelling of verwante sector aan. Hierin worden gemeenschappelijke doeleinden ten aanzien van het digitaal toegankelijk maken van erfgoedinformatie gerealiseerd. Om een succesvol en langdurig samenwerkingsverband aan te gaan, dienen gemeenschappelijke kennis en expertise optimaal te worden benut, gezamenlijke doelstellingen te worden geformuleerd en conflicten tijdig te worden opgelost. Door het gezamenlijk belang zo groot mogelijk te maken, kunnen collectieve doelstellingen worden gerealiseerd en langdurige samenwerkingsverbanden in stand worden gehouden.

Nieuwe (sociale) media kunnen een belangrijke rol spelen binnen erfgoedinstellingen en netwerken. Zij kunnen door erfgoedinstellingen worden ingezet bij het delen van erfgoedinformatie met de sector en het publiek. Daarnaast kunnen zij binnen netwerkbijeenkomsten voor diverse doeleinden worden ingezet, zoals (online)informatie met elkaar delen en communiceren over behandelde themaonderwerpen.
De media publiceren informatie, en zorgen ervoor dat zowel instellingen, organisaties en het publiek informatie op verschillende manieren toegankelijk kunnen maken. Hierdoor ontstaat een netwerkproces waarin informatie en kennis met elkaar worden gedeeld en gezamenlijk toegankelijk worden gemaakt. Om die reden kunnen nieuwe media als online netwerken functioneren en kunnen erfgoedinstellingen en deelnemers van netwerken via de media zowel online als offline netwerken.

Naast het gebruik van nieuwe media, kunnen erfgoedinstellingen gebruik maken van de ‘Behoeftepiramide’, van social media & personal branding expert John Antonios, bij het digitaal toegankelijk maken van erfgoedinformatie. Met behulp van de piramide wordt duidelijk op welke manier men binnen erfgoedinstellingen of netwerkbijeenkomsten nieuwe media kan inzetten om erfgoedinformatie digitaal te ontsluiten en eigen geld te verdienen. Wel dient hierbij met factoren zoals transparantie en bereidheid tot delen rekening te worden gehouden.

Advies
Wanneer erfgoedinstellingen netwerkbijeenkomsten als hulpmiddel willen inzetten bij het digitaal toegankelijk maken van erfgoedinformatie en op zoek zijn naar vormen van samenwerking en kennisdeling, dient met de volgende punten rekening te worden gehouden:

• verbreed de blik naar buiten,
• creëer waarde en
• innoveer business -en verdienmodellen.

Indien met deze aspecten rekening wordt gehouden, kunnen netwerkbijeenkomsten als waardig hulpmiddel bij het digitaal toegankelijk maken van erfgoedinformatie fungeren. Indien dit niet het geval is, kunnen netwerkbijeenkomsten bijdragen aan de informatiebehoefte van erfgoedprofessionals en mogelijk leiden tot samenwerkingsverbanden met collega’s uit het erfgoedveld, maar zal hiermee geen positief antwoord op de hoofdvraag van dit onderzoek kunnen worden gegeven.

Blik naar buiten verbreden
Allereerst dienen erfgoedinstellingen de blik naar buiten te verbreden. Menig organisatie is geneigd om de middelen die binnen de eigen instelling voor handen zijn te raadplegen en hierdoor kosten te besparen.
Hierbij realiseert men zich niet dat niet alle informatie zich binnen de eigen instelling bevindt en deze zich wellicht bij collega-instellingen of verwante sectoren begeeft. Mede door de bezuinigingen binnen de sector realiseert men zich meer dan ooit tevoren dat samenwerkingsverbanden binnen en buiten de sector een oplossing kunnen vormen wanneer het gaat om kostenreducering en op een effectieve manier organisatiedoelstellingen behalen. Door de blik naar buiten te verbreden en actief op zoek te gaan naar samenwerkingsvormen, kunnen kosten worden bespaard en (tezamen) geld voor de instelling worden verdiend. Denk hierbij aan het gemeenschappelijk organiseren van een tentoonstelling die in beiden instellingen is te bezichtigen en de opbrengsten met elkaar te delen of een studentenavond binnen de instelling te organiseren die wordt georganiseerd door vrijwilligers.

Waarde creëren
De primaire doelstelling van erfgoedinstellingen heeft betrekking op het fysiek en digitaal toegankelijk maken van de eigen collectie en haar bijbehorende informatie. Door waarde aan deze content toe te voegen, kan er aan bezoekers een experience worden meegegeven. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door de erfgoedinstelling een bepaalde rol te laten vervullen, zoals de rol van ervaringsmaker. Hierbij biedt de instelling een ervaring aan (zoals het bekijken van een interactieve tentoonstelling waar men foto’s mag maken en via een afgesloten netwerk met elkaar kan delen) die voor een bezoeker waarde kan creëren. Door het toevoegen van waarde aan een instelling en haar objecten, zijn bezoekers geneigd om de website of instelling vaker te bezoeken en zorgt dit voor positieve mond tot oor reclame.

Innoveren business -en verdienmodellen
Business -en verdienmodellen zijn van grote waarde voor erfgoedinstellingen. Door als instelling aan de slag te gaan met het Business Model Innovatie of het Business Model Canvas van Alex Osterwalder en Yves Pigneur, kunnen problemen op het gebied van business -en verdienmodellen worden omzeild en kan op zoek worden gegaan naar effectieve verdienmogelijkheden. De verdienmogelijkheden van erfgoedinstellingen kunnen weer worden teruggevoerd op het aangaan van samenwerkingsverbanden met bijvoorbeeld partners binnen of buiten de eigen sector. Een goed voorbeeld hiervan is het samenwerkingsverband tussen het Rijksmuseum Amsterdam en de HEMA. Door een business model op te stellen, kan een organisatie continu blijven vernieuwen en meegaan in de ontwikkelingen die ontstaan door een steeds meer digitaal wordende samenleving en hier middels een samenwerkingsverband met een andere organisatie op inspelen.