Randvoorwaarden bij het Stappenplan

Het doorlopen van het Stappenplan heeft alleen zin als het daadwerkelijk tot innovatie van het businessmodel kan leiden. Dat betekent dat de randvoorwaarden voor een proces van businessmodel innovatie op orde moeten zijn.
Randvoorwaarde 1: De juiste mensen aan tafel
Een proces van businessmodel innovatie komt alleen van de grond als het proces breed wordt gedragen, als er beslissers aan meedoen en als de innovatie vanuit verschillende perspectieven wordt benaderd. Kortom, er moeten voldoende mensen aan tafel zitten, er moeten directie- /MT-leden aan tafel zitten, en de mensen aan tafel moeten verschillende achtergronden hebben. Het is aan te bevelen om (indien in de organisatie aanwezig) mensen uit de creatieve, zakelijke en technische hoek bij het proces te betrekken. In veel gevallen zal de inzet van innovatie komen uit een project (bijvoorbeeld een nieuwe digitale dienst). Zorg dan altijd dat de direct bij uitvoering betrokkenen aan het proces deelnemen.

Zorg dat in elk geval directie/MT betrokken zijn én de mensen die direct werken aan de uitvoering/implementatie van het nieuwe dienstenconcept.

Zorg dat er een interdisciplinair (creatief, technisch, zakelijk) team deelneemt.

Randvoorwaarde 2: Trek voldoende tijd uit
Het Stappenplan doorlopen is geen kwestie van een uurtje uittrekken. Bedenk dat het gaat om een proces dat de erfgoedinstelling helpt om strategische beslissingen te nemen over vernieuwing van het businessmodel. Dat is geen hamerstuk. Voor het doorlopen van het Stappenplan is ten minste 4×2 uur aan gezamenlijke sessies nodig:

sessie 1) Businessmodel in kaart brengen (Stap 1),

sessie 2) Product- en dienstenconcept bepalen (Stap 2), fit & viability check (Stap 3), koers kiezen (Stap 4),

sessie 3) Actieplan vaststellen (Stap 5),

sessie 4) Eindevaluatie (Stap 7).

Het is aan te bevelen om tussen de verschillende sessies wat ‘adempauze’ in te lassen. Hoeveel tijd het daadwerkelijk doorvoeren van de businessmodel innovatie vergt (Stap 6), is helemaal afhankelijk van het type innovatie dat wordt nagestreefd.

Het BMICE Stappenplan neemt minimaal 4×2 uur in beslag.

Randvoorwaarde 3: Commitment is key
Geen businessmodel innovatie zonder commitment. Spreek aan het begin van het proces af dat iedereen zich actief committeert aan het gehele proces. Daarbij gaat het zowel om actieve deelname aan de werksessies, als om het commitment om daadwerkelijk iets te doen met de uitkomsten van het proces.

Spreek met elkaar aan het begin af dat iedereen zich aan actieve deelname én de resultaten committeert.

Randvoorwaarde 4: Houd de deur open voor mensen van buiten
In het Stappenplan zit een aantal ‘invuloefeningen’ waarbij de betrokkenen een beoordeling geven van de eigen organisatie of van een voorgenomen project/initiatief. Hoewel de methodiek het zoveel mogelijk probeert te ondervangen, bestaat het risico dat de beoordelingen te positief (of juist te negatief) gekleurd zijn. Daar hoeft niet eens opzet voor in het spel te zijn. Het kan enorm helpen om aan het proces een aantal externe personen te laten deelnemen die op enige afstand van de erfgoedinstelling staan, maar die het werkveld voldoende kennen om een ‘expertbeoordeling te geven’.

Externe, maar bij de organisatie betrokken personen helpen om een eerlijker beeld te krijgen.

Randvoorwaarde 5: Ga snel van start
Wat is het juiste moment om met het Stappenplan te starten? Veel erfgoedinstellingen zijn geneigd om eerst projectplannen, visies, beleidsplannen, begrotingen etc. op te stellen alvorens überhaupt aan businessmodellen te denken. Dat is op zichzelf geen probleem. Het Stappenplan kan uitstekend worden doorlopen als dergelijke stukken al helemaal zijn geproduceerd. Maar businessmodellering start al bij het denken over een nieuw project, een visie, beleid en het plaatje van kosten en opbrengsten. Het Stappenplan is geen sluitstuk voor activiteiten die de erfgoedinstelling onderneemt, maar loopt juist dwars door de bestaande praktijk heen.