Werken met communities #1: bezint terwijl ge begint

Begin maart hadden Simone en ik wederom het genoegen een netwerkbijeenkomst te leiden in het kader van het project Digitale Wetenschapseducatie van de VSC. Ditmaal kwamen 9 instellingen samen in Naturalis om te leren en debatteren over ‘communities’, of liever gezegd ‘netwerken’. Komende periode zullen we over dit onderwerp een reeks artikelen publiceren hier op Erfgoed 2.0. Dit omdat we merken dat het voor veel instellingen toch nog geen uitgekristalliseerde route is. “Ik wil graag deelnemen aan/met een community, maar wat moet ik doen, hoe pak ik dat aan? Hoe krijg ik mijn collega’s zover, hoeveel tijd kost het eigenlijk? Wat betekent het voor het beleid van de organisatie?” Veel veelgestelde vragen, waar helaas geen toverformule voor bestaat. Maar wel een aantal stappen, met aandachtspunten die je kunnen helpen om weloverwogen aan de slag te gaan.

Sociale media management is net tuinieren
In dit eerste artikel richt ik me op de (praktische) start van het werken met communities en sociale media. Als wij bij instellingen komen voor een adviestraject of als we na een lezing doorpraten over dit onderwerp, stelt men vaak de vraag of je hiervoor een beleidsplan of -strategie moet opstellen voordat je kunt beginnen. Eerst denken en dan doen, of andersom? Volgens ons is het antwoord hierop toch echt afhankelijk van de situatie en de doelen die een organisatie voor ogen heeft. Soms moet je inderdaad gewoon maar beginnen, ervaring opdoen en een ‘gevoel voor het metier’ ontwikkelen; je leert het net als fietsen, of als tuinieren. Je kunt er na tien jaar achterkomen dat je wortelen het best om en om met uien kunt planten, maar je kunt je er oom van tevoren in verdiepen, een tuinplan opstellen, te rade gaan bij (andere) professionals en zo binnen korte tijd meer rendement van je inspanningen te krijgen. En er zo ook (strctureel) veel plezier aan te beleven.

Je kunt nooit alles tegelijk doen. Gelukkig hoeven we geen postduiven meer te onderhouden of een brief mee te geven aan een trekschuit. Veel innovaties schelen tijd, als je de nieuwe manier van doen eenmaal beheerst. Daarvoor moet je wel eerst keuzes maken, zowel binnen een grotere organisatie met duidelijke taakverdeling als binnen een heel kleine organisatie waarbinnen de aangewezen personen bijna alle voorkomende taken op zich nemen; maar prioriteit scheelt tijd.
Dus thuisraken in sociale media en netwerken en ermee leren werken vergt wel een tijdsinvestering, hoe steil de leercurve ook is. Het maakt je soms kwetsbaarder dan je zou willen en kan zelfs contraproductief werken als de teleurstellingen te groot zijn. Bijvoorbeeld door gebrek aan respons, volgers, interactie of door het opdrogen van bronnen. Of juist door een overweldigend succes, dat je je verplicht voelt er steeds meer tijd in te steken…

In enkele gevallen zijn de wensen en toekomstsituatie die de instelling voor ogen heeft zo complex dat een gedegen (communicatie)strategie onontbeerlijk is voor het welslagen van de activiteiten.
Maar in de meeste gevallen is het verstandig om te starten met het bepalen van de uitgangspunten voor jouw organisatie of project. Nog geen compleet beleidsplan of communicatietrategie maar wel de eerste outlines, die de kern van wat je wilt bereiken (het idee) beschrijven. De eerste stap in het proces is daarmee gezet. Vervolgens kun je het beleid verder vormgeven. Bijvoorbeeld aan de hand van de resultaten uit de praktijk die je het nodige inzicht zullen verschaffen.

Met z’n allen en toch persoonlijk
Het is van belang dat de gehele organisatie zich als netwerk(er) begeeft in relevante netwerken. Dat zijn zowel online als offline netwerken. Online kun je denken aan netwerken voor professionals, die vakinhoudelijke achtergrondinformatie verschaffen, waar je peers kunt vinfen en vakgerelateerd nieuws. Maar ook netwerken waar je op persoonlijke basis aan deelneemt, omdat ook dit je geloofwaardigheid als professional doet toenemen. Of netwerken waar (mede) liefhebbers te vinden zijn, geïnteresseerden en ook de (nog) niet-klanten. Zorg dus dat de gehele organisatie relaties aangaat met bezoekers, vrienden, familie en ook de stakeholders. Niet alleen om ambassadeur te zijn, maar ook om als organisatie te leren van deze ‘derden’ en dit leerproces te delen met anderen. Voordeel van deze totale aanpak zijn ook direct praktisch van aard. Zo zorg je ervoor dat de werkzaamheden voor je netwerk niet bij één persoon berusten (bijvoorbeeld de stagiaire die straks weer vertrekt). Koester de continuïteit.

In de volgende blogpost geven we 10 stappen die je helpen bij het bepalen van de uitgangspunten.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *