Werken met communities #2: tips en 10 uitgangspunten

Zoals in deel 1 van deze reeks blogposten over het werken met communities genoemd werd, is het in de meeste gevallen verstandig  om bij het willen werken met communities (of andere sociale media) op z’n minst te starten met het bepalen van zogenaamde uitgangspunten. Dit zou je met gemak de eerste beleidsbepalingen kunnen noemen. Nog geen compleet beleidsplan of communicatietrategie, maar wel een eerste stap om daar te komen. Vervolgens kun je het beleid vormgeven naar mate de resultaten van je werk meer of nieuw inzicht verschaffen.

De uitgangspunten die je hierbij formuleert zijn terug te voeren naar 10 stappen. Deze stappen doorloop je het liefst met een zo groot mogelijke delegatie van de organisatie. Zorg er voor dat er vanuit de diverse afdelingen meegedacht kan worden én input wordt gegeven. Een combinatie tussen communicatie, collectie, educatie en marketing, bijvoorbeeld, kan verrassende en vernieuwende ideeën opleveren. Uiteindelijk is het ook de gehele organisatie die de activiteiten moet kunnen ‘dragen’.

Onderstaande 10 stappen helpen je bij het formuleren van deze uitgangspunten voor je netwerkbenadering:

  • Bedenk wie je wilt bereiken (doelgroep analyse)
  • Bepaal waar je gesprek plaats vindt (locatie, ontmoetingsplek)
  • Bepaal waar dit gesprek wordt gedeeld
  • Bepaal wie vanuit de organisatie het gesprek gaat voeren
  • Bepaal met wie het gesprek gevoerd wordt (Let op: dit hoeft niet de persoon te zijn die je uiteindelijk wilt bereiken!)
  • Bepaal hoeveel tijd je hiervoor wilt inzetten
  • Formuleer, namens de gehele organisatie, waaraan de (sociale) media moet voldoen om bovenstaande uitgangspunten te verwezenlijken 
  • Zorg dat wat is er nodig is binnen de organisatie om de gewenste gesprekken te kunnen faciliteren ook daadwerkelijk aanwezig is
  • Meet de respons (statistieken)
  • Blijf je afvragen hoe je kunt vernieuwen

Zorg ook na het formuleren van een beleid dat de gehele organisatie zich als netwerk binnen netwerken begeeft. Dat de gehele organisatie relaties aangaat met bezoekers of stakeholders én dat de gehele organisatie durft te leren van deze ‘derden’ en dit ook als zodanig deelt met anderen. Laat de werkzaamheden voor je community/netwerk liever niet op één persoon rusten en koester daarmee de continuïteit.

Blijf je ervan bewust dat de focus niet ligt op de techniek, maar op communicatie en informatieoverdracht; het mogelijk maken van ‘ontmoetingen’ en ‘gesprekken’. Zo ga je als erfgoedinstelling nieuwe relaties aan, waarbij onder andere authenticiteit, openheid en kennisdelen centraal staan. Dit vraagt van de organisatie als geheel een aangepaste denkwijze en aanpak.

Steeds meer instellingen stellen hiervoor en voor het bieden van continuiteit een zogenaamde communitymanager (tegenwoordig ook vaak sociale media manager genoemd) aan. Een veel gestelde vraag hierbij is welke plek een communitymanager inneemt binnen de organisatie. Vervult de communitymanager zijn taken vanuit een specifieke afdeling? Zo ja, welke afdeling is dat dan? In de volgende blogpost in deze reeks zullen we hier uitvoerig op in gaan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *